Waarom geen vergelijkingstabel

Copilot, ChatGPT en een intern hulpmiddel op maat zijn geen concurrenten die u tegen elkaar moet uitspelen. Het zijn drie antwoorden op drie soorten vragen. De meeste kmo’s hebben ze op termijn alle drie nodig, elk voor iets anders.

Belangrijker dan “wat is het beste hulpmiddel” is de vraag welk hulpmiddel bij deze taak past.

Wanneer volstaat een algemeen taalmodel zoals ChatGPT?

Voor losse, eenmalige of individuele taken is een algemeen taalmodel meestal de snelste en goedkoopste oplossing: een tekst herschrijven, een lang document samenvatten, snel iets opzoeken of formuleren, brainstormen over een aanpak. Het vraagt geen opzet, geen koppeling met uw systemen, en werkt meteen. De kost is laag, en de drempel om het te proberen is bijna nul.

De beperking is dat het antwoord zo goed is als wat u erin stopt. Het model heeft ook geen toegang tot uw eigen, interne data, tenzij u die telkens opnieuw intypt. Bij taken die u vaak herhaalt, wordt dat al snel omslachtig.

Wanneer is Copilot (of een vergelijkbaar geïntegreerd hulpmiddel) de betere keuze?

Werkt uw team al in Microsoft 365 of iets vergelijkbaars, dan heeft Copilot een reëel voordeel. Het zit al in de tools die mensen dagelijks gebruiken: mail, documenten, Teams. Niemand moet naar een apart scherm overschakelen. Dat verlaagt de drempel om het ook echt te gebruiken.

De beperking is dat het generiek blijft. Het volgt niet automatisch de regels, uitzonderingen of stappen van uw eigen bedrijfsproces. Het werkt het best voor taken die dicht bij de standaardfunctie blijven: teksten, samenvattingen, e-mails, overzichten binnen uw eigen bestanden.

Wanneer heeft een eigen intern hulpmiddel zin?

Een intern hulpmiddel op maat wint terrein zodra drie dingen samenkomen.

De taak herhaalt zich. Wekelijks of dagelijks, niet eenmalig.

Ze steunt op uw eigen data of systemen. Niet alleen op wat iemand intypt.

Meerdere mensen moeten er hetzelfde, betrouwbare resultaat mee krijgen.

Een paar voorbeelden: een hulpmiddel dat facturen automatisch uitleest en in uw boekhoudsysteem plaatst, een dashboard dat gegevens uit twee systemen samenbrengt, of een script (een klein stukje maatwerksoftware voor die ene taak) dat een offerte opbouwt uit uw eigen productcatalogus. Dat is werk dat specifiek is voor uw bedrijf.

Een algemeen taalmodel doet dat niet uit zichzelf.

Hoe kiest u in de praktijk?

Begin met de vraag: doet iemand dit vaker dan één keer per maand, en gaat het telkens over dezelfde soort gegevens? Zo niet, dan volstaat een algemeen taalmodel meestal. Zo wel, kijk dan verder. Werkt het al binnen de tools die u gebruikt? Dan is Copilot of iets vergelijkbaars het overwegen waard. Vraagt het uw eigen, specifieke data en systemen? Dan wordt een eigen hulpmiddel interessant.

Twijfelt u nog, dan is dat precies het soort vraag dat tijdens Twee dagen beantwoord wordt. Niet elk proces verdient een eigen hulpmiddel. Het is ook niet de bedoeling om overal een intern systeem te bouwen waar een bestaand product al volstaat. Meer daarover in AI-consultant inhuren of zelf een tool aankopen?

Kunnen deze drie ook samenwerken?

In de praktijk sluiten ze elkaar niet uit. Een team gebruikt ChatGPT voor losse teksten, Copilot voor werk binnen Outlook en Word, en laat daarnaast één intern hulpmiddel elke ochtend automatisch een rapport samenstellen uit het boekhoudpakket. Dat is geen inconsistente aanpak.

Het zijn gewoon drie antwoorden, elk op de plek waar het het meest oplevert.

Eén kanttekening

Dit stuk pleit nergens tegen ChatGPT of Copilot. Beide zijn goede producten voor waar ze goed in zijn, en Kufu bouwt met evenveel gemak een integratie mét die tools als ernaast.

“Welk hulpmiddel” is een vraag die pas beantwoord kan worden nadat “welke taak” beantwoord is.