Het eerlijke antwoord vooraf

Voor een flink deel van de vragen die bij Kufu binnenkomen, is het antwoord: ja, dat lost u zelf op met Zapier of Make. Daar heeft u niemand voor nodig. Dat is geen ongemakkelijke waarheid om te verzwijgen. Het is precies het soort eerlijk advies dat een gratis kennismaking meteen geeft, ook als er dan geen traject uit volgt.

Wat Zapier en Make zijn

Zapier en Make zijn platformen waarmee u zelf, zonder te programmeren, twee of meer apps aan elkaar koppelt via een visuele interface. Bijvoorbeeld: “als er een nieuwe rij in dit spreadsheet komt, stuur dan een bericht in dit kanaal.” Of: “als er een nieuwe bestelling binnenkomt, maak dan een taak aan in dit projectmanagementsysteem.” Beide platformen ondersteunen duizenden populaire apps met kant-en-klare bouwstenen. Ze werken via een maandelijks abonnement dat meegroeit met hoeveel automatiseringen en hoeveel volume u gebruikt.

Wanneer dit prima volstaat

Zapier of Make is de juiste keuze wanneer drie dingen samenkomen. De apps die u wilt koppelen worden allebei ondersteund. De logica ertussen is eenvoudig: “als dit gebeurt, doe dat,” zonder veel uitzonderingen. En het volume blijft binnen wat het platform en het abonnement comfortabel aankunnen.

Een nieuwe lead uit een contactformulier automatisch in het CRM zetten. Een melding sturen wanneer een factuur betaald is. Een nieuwe bestelling loggen in een spreadsheet. Dat soort taken zet u als kmo zelf op, in een namiddag, zonder technische achtergrond.

Wanneer de grenzen zichtbaar worden

Een paar situaties waarin Zapier of Make minder goed past, en een gerichte koppeling meer oplevert.

Complexe voorwaarden. Zodra de logica meer wordt dan een paar eenvoudige regels, wordt een visuele flow al snel moeilijker te doorzien en te onderhouden dan gerichte code. Bijvoorbeeld btw-tarieven per land, uitzonderingen per klanttype, of gegevens die u eerst moet herschikken voor ze bruikbaar zijn.

Hoge volumes. Bij grote aantallen lopen de abonnementskosten van dit soort platformen snel op, en kan de verwerking trager worden.

Systemen zonder ondersteunde koppeling. Gebruikt u een ouder, zeer specifiek of zelfgebouwd systeem, dan is de kans reëel dat Zapier of Make het simpelweg niet ondersteunt. Dan is een koppeling op maat de overblijvende optie. Meer daarover in wat is een API-koppeling, en waarom lukt het niet altijd?

Niemand heeft er tijd voor. Zelf een flow opzetten en onderhouden kost tijd, ook al is het geen programmeerwerk. Heeft niemand bij u daar structureel tijd voor, dan verschuift het voordeel van “zelf doen” al snel naar iemand het voor u laten opzetten.

Een tussenweg: zelf beginnen, later uitbreiden

Het hoeft geen alles-of-niets keuze te zijn. Voor veel bedrijven is de praktische volgorde simpel: begin zelf met Zapier of Make voor de eenvoudige koppelingen. Laat enkel het stuk bouwen dat écht buiten die grenzen valt. Dat scheelt vaak een aanzienlijk deel van wat er anders als één groot traject zou aanvoelen.

Hoe dat samen te bekijken

Twijfelt u of uw eigen situatie binnen de grenzen van Zapier of Make valt, dan is dat vaak in een half uur duidelijk te krijgen. Bij Kufu is dat expliciet onderdeel van Twee dagen (€1.300, excl. btw): eerst bekijken of een standaardtool volstaat, en enkel bouwen wat dat product niet aankan. Blijkt dat laatste het geval, dan bouwen Vijf dagen (€3.250) het gericht af. Blijkt Zapier of Make wél te volstaan, dan is dat het eerlijke advies, zonder dat daar een traject aan vast hangt.

Weet u niet goed aan welke kant van die grens uw situatie valt, dan bespreekt een gratis kennismaking van een half uur dat graag mee.