Wat de verplichting precies inhoudt

Sinds 1 januari 2026 moeten alle btw-plichtige bedrijven in België voor binnenlandse B2B-facturen een gestructureerde elektronische factuur uitwisselen. Dat moet volgens de Europese standaard EN 16931, verstuurd via Peppol: een beveiligd netwerk waarlangs facturen automatisch van het ene boekhoudsysteem naar het andere reizen, zonder tussenkomst van een mens. Een pdf-factuur die per e-mail verstuurd wordt, volstaat niet meer als “elektronische factuur” onder deze regel. Het gaat om een gestructureerd bestand dat rechtstreeks van het ene systeem naar het andere gaat, leesbaar door software, niet enkel door een mens.

De Belgische belastingdienst voorzag een tolerantieperiode voor de eerste drie maanden van 2026: tot 31 maart 2026 werden geen sancties opgelegd aan bedrijven die konden aantonen dat ze tijdig en redelijk werk maakten van de voorbereiding. Die tolerantie is intussen afgelopen — sinds 1 april 2026 geldt volledige handhaving, met oplopende boetes bij niet-naleving. Dit artikel gaat specifiek over de Belgische verplichting; andere landen, waaronder Nederland, hanteren een eigen tijdlijn voor verplichte e-facturatie, met andere data dan hierboven.

Waarom veel bedrijven hier al klaar voor zijn, zonder iets te laten bouwen

Dit is het belangrijkste om te weten voor u aan een koppeling denkt: Odoo en de meeste moderne boekhoudpakketten ondersteunen Peppol-verzending en -ontvangst al standaard, of via een officiële, ingebouwde uitbreiding van de leverancier zelf. Gebruikt u zo’n pakket, dan is de kans groot dat u geen maatwerk nodig heeft — enkel de juiste module activeren, uw Peppol-adres registreren, en de configuratie controleren. Dat is geen reden om urgentie te verzinnen die er voor u niet is; het is precies waarom dit artikel dat niet doet.

Waar wel nog echt werk overblijft

Een aantal situaties vragen wel degelijk aandacht, en soms een gerichte koppeling.

Legacy of zelfgebouwde facturatiesystemen. Werkt u met een ouder, sterk aangepast of zelf gebouwd systeem zonder Peppol-ondersteuning, dan moet er een koppeling komen tussen dat systeem en een Peppol-toegangspunt — ofwel rechtstreeks, ofwel via een tussenlaag die facturen omzet naar het juiste formaat.

Complexe multi-entiteitsstructuren. Heeft u meerdere btw-nummers, vestigingen of dochterondernemingen die elk apart moeten factureren en ontvangen, dan vraagt de configuratie daarvan meer uitzoekwerk dan bij één enkele, eenvoudige structuur.

Configuratiehulp. Ook met een pakket dat Peppol standaard ondersteunt, is instellen niet altijd triviaal: het juiste Peppol-adres registreren, controleren of inkomende facturen correct verwerkt worden, uitzoeken wat er met uitzonderingen gebeurt. Voor sommige bedrijven is dat iets waar ze liever niet alleen doorheen gaan.

Wat dit betekent voor uw eigen situatie

Ga eerst na bij uw huidige boekhoud- of facturatiepakket of Peppol al ondersteund wordt — meestal is dat via de helpdesk of documentatie van de leverancier snel te achterhalen, en is dat de kortste weg naar naleving. Blijkt uw systeem geen ondersteuning te bieden, of bent u onzeker over een complexere structuur, dan is dat waar een gerichte blik wel zin heeft.

Bij Kufu is dat, indien nodig, onderdeel van Twee dagen (€1.300, excl. btw): nagaan of uw systeem al klaar is, en enkel bouwen wat effectief ontbreekt. Voor de meeste bedrijven met een modern pakket is de conclusie daarvan: activeer de bestaande ondersteuning, en u bent klaar. Wat de kost van een echte koppeling in de resterende gevallen bepaalt, staat in wat kost het om twee systemen aan elkaar te koppelen?

Twijfelt u of uw eigen systeem al voldoet, dan is dat in een half uur gratis kennismaking meestal snel te beantwoorden.